การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือ "e-invoicing" หมายถึงการส่งหรือรับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้มาตรฐานและใช้เครื่องอ่านได้ (ซึ่งตรงข้ามกับรูปแบบที่ไม่มีโครงสร้าง เช่น PDF ที่ส่งทางอีเมลหรือใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ)
ข้อกําหนดสําหรับรูปแบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เฉพาะเจาะจง (เช่น XML, JSON หรือ UBL) และเครือข่ายการส่งข้อมูล (เช่น เครือข่าย PEPPOL ทั่วโลกหรือ SDI ในอิตาลี) จะแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ สําหรับบางภูมิภาคที่มีคําสั่งให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ อาจมีข้อกําหนดเพิ่มเติมในการรายงานข้อมูลในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต่อหน่วยงานด้านภาษี (ซึ่งเรียกว่า "การรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์" หรือ "การรายงานแบบเรียลไทม์")
การรวมการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เข้ากับกระบวนการเรียกเก็บเงินเป็นที่แพร่หลายมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากช่วยให้สามารถติดตามใบแจ้งหนี้ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายได้อย่างเป็นระบบและสอดคล้องกันมากขึ้น การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ยังกลายเป็นคําสั่งสําหรับธุรกรรมบางประเภทเพื่อเพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี ประเทศในยุโรปที่ต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ฝรั่งเศส อิตาลี เยอรมนี รวมทั้งเม็กซิโกและบราซิลในลาตินอเมริกา
ข้อกําหนดในการใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มักจํากัดเฉพาะประเภทธุรกรรมที่เฉพาะเจาะจง (B2B) ประเภทธุรกิจ (ผู้ซื้อของรัฐบาล) หรือสถานะข้ามพรมแดน (การขายภายในประเทศเท่านั้น)
โปรดปรึกษากับที่ปรึกษาด้านภาษีหรือที่ปรึกษาด้านกฎหมายเพื่อพิจารณาว่าข้อกําหนดการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และการรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้กับธุรกิจของคุณตามกฎและข้อบังคับล่าสุดหรือไม่