La facturación electrónica consiste en enviar o recibir facturas en un formato electrónico estandarizado y legible por máquina, en comparación con formatos no estructurados como los PDF enviados por correo electrónico o las facturas en papel.
Los requisitos para el formato específico de facturación electrónica (como XML, JSON o UBL) y la red de transmisión (como la red mundial PEPPOL o SDI en Italia) varían de un país a otro. Para ciertas regiones con órdenes de facturación electrónica, también puede haber más requisitos para informar los datos de la factura electrónica a la administración tributaria. Esto se conoce como «e-reporting» o «elaboración de informes en tiempo real».
La incorporación de la facturación electrónica a los procesos de gestión de cobros es cada vez más común, ya que permite un seguimiento más sistemático y coherente de las facturas entre compradores y vendedores. Asimismo, la facturación electrónica es obligatoria para determinados tipos de transacciones, en un esfuerzo por aumentar el cumplimiento de la normativa fiscal. Entre los países que exigen facturas electrónicas figuran Francia, Italia y Alemania en Europa, y México y Brasil en América Latina.
La obligación de utilizar la facturación electrónica suele limitarse a determinados tipos de transacciones (B2B), sectores (compradores gubernamentales) o situaciones transfronterizas (solo ventas nacionales).
Debes consultar a tu asesor fiscal o legal para determinar cuáles requisitos de facturación electrónica y de e-reporting se aplican a tu empresa de acuerdo con las normas y reglamentos más recientes.