สถานะของใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้มีเพียง 1 ใน 5 สถานะนี้เท่านั้น ได้แก่ ฉบับร่าง ใช้งานอยู่ ชำระแล้ว เรียกเก็บเงินไม่ได้ และยกเลิกแล้ว ลองดูที่แต่ละสถานะ การดำเนินการที่สามารถทำได้เมื่ออยู่ในสถานะนั้นๆ และข้อควรพิจารณาที่สำคัญอื่นๆ
ฉบับร่าง
ขณะอยู่ในสถานะนี้ ใบแจ้งหนี้จะสามารถแก้ไขได้ทุกส่วนและสามารถลบฉบับร่างได้ ยกเว้นใบแจ้งหนี้ที่ Subscription สร้างขึ้น ลบได้เฉพาะใบแจ้งหนี้ฉบับร่างเท่านั้น และฉบับร่างที่ลบไปแล้วจะไม่สามารถกู้คืนได้ เมื่อใบแจ้งหนี้พร้อมสำหรับใช้งานก็สามารถทำให้เป็นฉบับจริงได้ ทั้งนี้ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างจะไม่สามารถรับชำระเงินได้
- หมายเหตุ: เมื่อใบแจ้งหนี้เป็นฉบับจริงแล้วจะไม่สามารถย้ายกลับไปเป็นสถานะฉบับร่างได้
ใช้งานอยู่
เมื่ออยู่ในสถานะ "ใช้งานอยู่" ใบแจ้งหนี้จะเป็นฉบับจริงและรอการชำระเงินจากลูกค้า ทำใบแจ้งหนี้ให้เป็นฉบับจริง คัดลอกข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับลูกค้าและทำให้ช่องเหล่านั้นไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ รวมถึงสร้าง URL ที่ไม่ซ้ำกันที่ลูกค้าสามารถใช้ชำระใบแจ้งหนี้และลิงก์สำหรับดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้รูปแบบ PDF ใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานอยู่สามารถอัปเดตได้เพียงบางองค์ประกอบเท่านั้น เช่น บันทึกหรือข้อมูลเมตา ส่วนช่องจำนวนเงินและช่องลูกค้าไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
ในแดชบอร์ด รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันอาจแสดงผ่านเครื่องหมายต่างๆ เช่น "เลยกำหนดชำระ" หรือ "อยู่ระหว่างดำเนินการอีกครั้ง" แต่สถานะเหล่านี้ไม่ใช่สถานะของใบแจ้งหนี้เองและใบแจ้งหนี้ยังอยู่ในสถานะ "ใช้งานอยู่" หากคุณต้องอัปเดตจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ก็สามารถใช้ใบลดหนี้ได้ แต่หากคุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมจำนวนมาก ก็สามารถยกเลิกใบแจ้งหนี้เดิมและทำสำเนาใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ที่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้
ชำระแล้ว
นี่เป็นสถานะสุดท้าย ใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินแล้วจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ และไม่สามารถย้ายใบแจ้งหนี้ที่ "ชำระแล้ว" ไปยังสถานะ "ใช้งานอยู่" ได้
- หมายเหตุ: เมื่อลูกค้ามีใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานอยู่ใน Stripe และคุณได้รับชำระเงินผ่านช่องทางอื่น คุณสามารถทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ดังกล่าวว่า "ชำระแล้วนอกระบบ" หากต้องการทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วนอกระบบในแดชบอร์ด จากหน้ารายละเอียดใบแจ้งหนี้ให้คลิก "เพิ่มเติม" แล้วเลือก "เปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้" ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวเลือก "ชำระแล้ว"
เรียกเก็บเงินไม่ได้
เมื่ออยู่ในสถานะนี้ ใบแจ้งหนี้จะไม่สามารถแก้ไขได้และสามารถเปลี่ยนสถานะเป็น "ยกเลิกแล้ว" หรือ "ชำระแล้ว" ได้เท่านั้น
ยกเลิกแล้ว
นี่เป็นสถานะสุดท้าย เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกยกเลิกจะไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมได้