Rechnungsstatus
Rechnungen können nur einen von fünf Status aufweisen: „Entwurf“, „Offen“, „Bezahlt“, „Uneinbringlich“ und „Storniert“. Werfen wir einen Blick auf jeden Status, die möglichen Aktionen im jeweiligen Status und weitere wichtige Aspekte:
Entwurf
In diesem Status können alle Teile der Rechnung bearbeitet werden. Der Entwurf kann gelöscht werden, es sei denn, die Rechnung wurde im Rahmen eines Abonnements erstellt. Nur Rechnungsentwürfe können gelöscht werden und gelöschte Entwürfe können nicht wiederhergestellt werden. Wenn die Rechnung zur Verwendung bereit ist, kann sie fertiggestellt werden. Eine Rechnung im Entwurfsstatus kann nicht bezahlt werden.
- Hinweis: Nachdem eine Rechnung fertiggestellt wurde, kann sie nicht mehr in den Entwurfsstatus zurückversetzt werden.
Offen
Eine Rechnung mit dem Status „Offen“ wurde fertiggestellt, wobei die Zahlung durch die Kundin/den Kunden noch aussteht. Bei der Fertigstellung der Rechnung werden einige Informationen über die Kundin/den Kunden kopiert und diese Felder unveränderbar gemacht. Außerdem wird eine eindeutige URL generiert, unter der die Kundin/der Kunde die Rechnung bezahlen kann, sowie ein Link zum Herunterladen einer PDF-Datei der Rechnung. Bei einer offenen Rechnung können nur bestimmte Elemente aktualisiert werden, etwa der Vermerk oder die Metadaten. Felder wie der Betrag und Informationen über die Kundin/den Kunden lassen sich hingegen nicht ändern.
Im Dashboard finden Sie zusätzliche Informationen über den aktuellen Status, beispielsweise „Überfällig“ oder „Wird erneut versucht“. Dabei handelt es sich jedoch nicht um einen eigenständigen Status, sondern die Rechnung besitzt weiterhin den Status „Offen“. Wenn Sie die Rechnungsbeträge aktualisieren müssen, stehen Ihnen Stornorechnungen verwenden. Wenn Sie jedoch grundlegendere Änderungen vornehmen möchten, können Sie die Rechnung stornieren und die stornierte Rechnung duplizieren, um eine neue Rechnung zu erstellen, die Sie ändern lässt.
Bezahlt
Dieser Status ist endgültig. Nachdem eine Rechnung bezahlt wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Rechnungen mit dem Status „Bezahlt“ können nicht in den Status „Offen“ verschoben werden.
- Hinweis: Wenn eine Kundin/ein Kunde eine offene Rechnung in Stripe hat und Sie die Zahlung über einen anderen Kanal erhalten, können Sie die Rechnung als „Außerhalb bezahlt“ markieren. Um eine Rechnung im Dashboard als „Außerhalb bezahlt“ zu markieren, klicken Sie auf der Seite mit den Rechnungsdetails auf „Mehr“ und wählen Sie „Rechnungsstatus ändern“. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Option „Bezahlt“.
Uneinbringlich
Eine Rechnung mit diesem Status kann nicht bearbeitet werden und ihr Status kann nur in „Storniert“ oder „Bezahlt“ geändert werden.
Storniert
Dieser Status ist endgültig. Nachdem eine Rechnung storniert wurde, können keine weiteren Änderungen mehr vorgenommen werden.