Als je geniet van de voordelen van het runnen van je eigen bedrijf, ben je ook verantwoordelijk voor je eigen belastingen. In tegenstelling tot werknemers, die op elk loonstrookje belastingen laten inhouden, kan het zijn dat onafhankelijke aannemers belastingen moeten inhouden op hun eigen inkomen of hun eigen geld moeten aanwenden om driemaandelijkse betalingen aan de IRS te doen. Je moet met je accountant overleggen wanneer je je belastingen voorbereidt. Het Schedule C-formulier wordt gebruikt om belastingen op te geven voor je jaarlijkse inkomsten.

Hier volgt een overzicht van het Schedule C:

Formulier Schedule C

Het formulier Schedule C helpt iedereen die als zelfstandige werkt de winst (of het verlies) van het bedrijf te berekenen voor de jaarlijkse belastingen, die op 15 april moeten worden betaald. Een Schedule C-formulier heeft twee algemene delen: inkomsten en uitgaven. Onder de categorie inkomsten zie je 'bruto ontvangsten of verkopen', dat betrekking heeft op al het geld dat binnenkomt bij het bedrijf. Met 'bruto-inkomsten' worden de inkomsten bedoeld minus de directe kosten zoals aankopen als groothandel.

Het uitgavengedeelte van het Schedule C-formulier omvat gemeenschappelijke kosten zoals reclame, nutsvoorzieningen, huur, autokosten en verzekeringen. Zorg ervoor dat je deze uitgaven bijhoudt, en bewaar de bonnetjes op een overzichtelijke manier. Hoewel Schedule C alleen bij jaarlijkse belastingen moet worden ingediend, is het een goed idee er ook én voor kwartaalbelastingen in te vullen. Onthoud dat het belangrijk is om een regelmatige, zakelijke behoefte te maken van de boekhouding om een financieel levensvatbaar bedrijf op te bouwen.

Hoe vul je het Schedule C-formulier in

Laten we de stappen doorlopen die je moet nemen bij het invullen van het Schedule C:

Bepaal hoeveel Schedule C-formulieren je nodig hebt

Wat is het Schedule C-EZ en kun je het gebruiken?

Het Schedule C-EZ is vergelijkbaar met het 1040-EZ, dat de vereenvoudigde versie van het 1040-formulier is, en het is de vereenvoudigde versie van het Schedule C. Zelfstandigen en aannemers moeten het Schedule C-EZ invullen als ze:

• winst hebben gemaakt;

• uitgaven hebben die niet hoger zijn dan $ 5.000;

• geen werknemers hebben;

• geen voorraad hebben; en

• geen afschrijvingen gebruiken of de kosten van hun woning niet aftrekken.

Lees de IRS-richtlijnen over het Schedule C-EZ

Hoeveel Schedule C-formulieren moet ik invullen?

Afhankelijk van de bronnen van 1099-inkomsten kan het zijn dat aannemers meerdere Schedule C-formulieren moeten invullen. Waarom? Omdat de IRS eist dat aannemers er één invullen voor elk bedrijfstype of elke beroepsactiviteit die ze uitoefenen. De IRS is echter niet volledig rechtlijnig over wat een apart bedrijfstype is. Een aannemer die verschillende diensten of goederen levert aan verschillende branches, moet misschien voor elk bedrijfstype of elke branche een Schedule C invullen. Stel dat bijvoorbeeld een freelance grafisch ontwerper ook werkzaam is voor Lyft. In dit geval kan het nodig zijn dat de ontwerper twee Schedule C-formulieren invult: een voor Lyft-inkomsten en een ander voor ontwerp-inkomsten.

Voer algemene en inkomensgegevens in op het Schedule C

Algemene informatie

Laten we door het eerste deel van het Schedule C lopen, waar basisinformatie wordt ingevuld.

A. Hoofdbedrijf of -beroep

Beschrijf in deze regel het soort werk, zoals 'chauffeursdiensten' of 'ontwerpdiensten'.

B. Code

De code waarnaar op deze regel wordt verwezen, komt overeen met de 'Code voor het hoofdbedrijf of professionele activiteiten' die de IRS gebruikt om de groei van branches bij te houden. Zoek de code voor het bedrijfstype. Hier is een lijst van codes voor hoofdactiviteiten.

C, D, E. Bedrijfsnaam, EIN en adres

Alleen als rechtspersoon erkende bedrijven (bijv. LLC) hoeven hun bedrijfsnaam en werkgeversidentificatienummer in te vullen. Dit moet leeg worden gelaten als het bedrijf niet is geregistreerd. Het adres moet het bijgewerkte persoonlijke adres of het adres van de kantoorruimte van de aannemer zijn.

F. Boekhoudmethode

In deze sectie voer je de soort gebruikte boekhoudmethode in, op kasbasis of op transactiebasis. Veel zelfstandige ondernemers (die geen rechtspersoon zijn) gebruiken de kasmethode, waarbij inkomsten en uitgaven worden geteld op het moment dat ze plaatsvinden. Je moet met je accountant praten als je vragen hebt over welke methode je moet gebruiken.

G, H, I, J. Aanvullende vragen

Deze vragen spreken voor zich. Als een bedrijf aannemers of freelancers in dienst heeft genomen (of juridische diensten heeft ingehuurd), moet het waarschijnlijk 1099-formulieren versturen en noteren dat die bij de IRS zijn ingediend.

Deel I: Inkomsten

In dit deel voer je de inkomsten van de aannemer in. Dit zijn de belangrijkste componenten:

Bruto-ontvangst of sales: Inclusief totale bruto-inkomsten.

Retourzendingen en kosten van verkochte goederen: Aannemers hoeven dit mogelijk alleen in te vullen als ze een materiaal of product verkopen. Retourzendingen gelden voor elke keer dat een klant een product heeft teruggestuurd. De kosten van verkochte goederen zijn van toepassing op de bedragen die worden besteed aan de productie van de verkochte producten. 

Overige inkomsten: Voer hier een bedrag in voor 'overige inkomsten' die worden verdiend volgens de definitie van de IRS, zoals rente op leningen of het huren van kantoorruimte.

Bruto-inkomsten: Tel alle inkomsten na kosten op. Dit vak is meestal gelijk aan het bedrag van de bruto-ontvangsten, tenzij een bedrag is opgenomen voor 'Retourzendingen en kosten van verkochte goederen'.

Deel II: Onkosten

In dit deel voer je alle bedrijfsgerelateerde uitgaven in die in de loop van het jaar (of kwartaal) zijn gedaan. Hier is een volledige lijst van wat de IRS accepteert als zakelijke uitgaven.

Vakken 8-27: Voer het bedrag in dat je voor alle onkosten uitgeeft in deze vakken. De instructies van het Schedule C-formulier van de IRS geven een definitie per vak van het onkostengedeelte.

Vak 28: Tel alle uitgaven uit de bovenstaande vakken 8-27 bij elkaar op. Uitgaven voor thuiskantoor en het voertuig worden hieronder vermeld.

Deel III: Kosten van verkochte goederen

Dit deel is typisch voor aannemers die fysieke producten maken en de hoeveelheid voorraad en goederen invoeren die verkocht zijn.

Deel IV: Informatie over je voertuig

Hier wordt informatie opgenomen over de voertuiguitgaven in verband met een bedrijf. Er zijn twee verschillende methoden die de IRS accepteert om deze uitgaven te tellen: het standaard kilometertarief of de werkelijke onkostenmethode. Voor het standaard kilometertarief is de aftrek gebaseerd op het aantal afgelegde zakelijke kilometers (aannemers kunnen $ 0,54 per mijl aftrekken) en er wordt rekening gehouden met gas, verzekering en afschrijving. De werkelijke onkostenmethode vereist dat de kosten voor gas, verzekering, enz. worden gespecificeerd om ze bij elkaar op te tellen.

Onderdeel V: Overige onkosten

Noteer wat de IRS rekent tot de 'overige onkosten' die minder vaak voorkomen. Hier is een uitleg van welke uitgaven de IRS tot 'overige' rekent.

Belasting gelukt

Het geheim van Schedule C-formulieren is eenvoudig: begin er lang van tevoren mee. Bouw een boekhoudsysteem dat je inkomsten, directe kosten en uitgaven bijhoudt. Wat het invullen van de formulieren betreft, moet het zo eenvoudig zijn als het kopiëren en plakken van je gewone berekeningen in de vakjes. Als je meer boekhouding moet doen in de aanloop naar het eind van het kwartaal en het belastingseizoen, begin dan vroeg genoeg. Neem de tijd om je cijfers te controleren voor je cheques instuurt of geld overmaakt, en zorg dat je ze altijd, altijd vóór de vervaldatum binnen hebt. Je moet met je accountant praten als je hulp nodig hebt bij het invullen van Schedule C.