Die beste Anfechtungsstrategie besteht darin, die Anfechtungshäufigkeit bereits im Vorfeld zu senken.
Wird eine Zahlung dennoch angefochten, sollten Sie zunächst versuchen, die Angelegenheit in Rücksprache mit den jeweiligen Kundinnen und Kunden einvernehmlich beizulegen.
Jedes Kartennetzwerk bietet in seinem Verfahren für angefochtene Zahlungen eine Option, mit der Karteninhaber/innen eine Anfechtung nach der Einreichung zurückziehen können. Wenn Sie die Angelegenheit mit Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden einvernehmlich lösen und sie bzw. ihn überzeugen können, die Zahlungsanfechtung zurückzuziehen, ist das die beste Möglichkeit, um das Anfechtungsverfahren zu Ihren Gunsten zu entscheiden.
Ein Anfechtungswiderruf ist eine Anfechtung, die Ihre Kundin oder Ihr Kunde beim Kartenaussteller zurückgezogen hat. Dabei handelt es sich nicht zwangsläufig um eine gewonnene Anfechtung, da die Anfechtung nach wie vor zu einem Verlust führen kann, wenn Sie keine Beweise vorgelegt haben.
Ansonsten gibt es aber keinerlei Unterschiede zwischen einem Anfechtungswiderruf und anderen Anfechtungen.
Karteninhaber/innen können Zahlungsanfechtungen, d. h. Rückbuchungen, nur dann zurückziehen, wenn Ihr Kontosaldo belastet wurde. Frühzeitige Betrugswarnungen oder eine Anfrage, die keine finanziellen Auswirkungen hat, können nicht zurückgezogen werden. Die/der Karteninhaber/in kann die Eskalation ablehnen, aber nicht rückgängig machen.
Anfechtungswiderrufe sind eine gute Möglichkeit, Streitigkeiten einvernehmlich beizulegen und negative Kundenerfahrungen abzuwenden. Sie gehen aber auch mit einigem Aufwand einher und sind deshalb nicht in jedem Fall zwingend die kostengünstigste Lösung. Grundsätzlich gilt es, den zusätzlichen betrieblichen Aufwand gegen die mögliche Verbesserung Ihrer Erfolgsquote abzuwägen.
Bei Zahlungsanfechtungen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Ihren Gunsten entschieden werden, möchten Sie möglicherweise nur Beweise zu Ihrem Widerspruch einreichen, ohne sich an Ihre Kundinnen und Kunden zu wenden. Bei Anfechtungen mit geringem Wert ist es oft am sinnvollsten, die Anfechtung zu akzeptieren.
Nehmen Sie Kontakt zu den Kundinnen und Kunden auf, um die Beschwerde besser nachzuvollziehen, und bemühen Sie sich um eine einvernehmliche Lösung. Gelingt dies nicht, bitten Sie sie um eine Kontaktaufnahme mit dem jeweiligen Kartenaussteller und um einen Widerruf ihrer Anfechtung. Das genaue Verfahren hängt dabei vom Aussteller ab, läuft aber meist über die üblichen Support-Kanäle.
Stimmen die Kundinnen und Kunden einem Widerruf ihrer Anfechtung zu, bitten Sie sie um eine Bestätigung – etwa in Form einer entsprechenden Bestätigung ihrer Bank oder eines Bildschirmfotos ihres Kontoauszugs, aus dem die erneute Abbuchung hervorgeht. Derartige Beweise sind für Ihre Antwort an den Aussteller nicht unbedingt erforderlich, können sich aber durchaus als hilfreich erweisen, sofern Ihre Kundin oder Ihr Kunde dazu bereit ist.
Falls Sie sich im Rahmen der Streitbeilegung zu einer Rückerstattung verpflichten, kann diese mehrere Wochen oder gar Monate in Anspruch nehmen. Dass die Anfechtung kundenseitig zurückgezogen wird, führt nicht notwendigerweise zu einer schnelleren Bearbeitung durch den jeweiligen Kartenaussteller. Sie können keine Rückerstattung vornehmen, solange der betroffene Aussteller die Anfechtung nicht positiv beschieden hat.
Ungeachtet Ihrer Absprache mit den Kundinnen und Kunden müssen Sie Beweise vorlegen, wenn Sie den Streitfall gewinnen möchten.
Legen Sie stets Beweise vor, wenn Sie die Anfechtung in Ihrem Sinne zum Abschluss führen wollen – selbst wenn Ihnen die Kundinnen und Kunden bereits einen Widerruf in Aussicht gestellt haben. Werden keine Beweise vorgelegt, sehen viele Aussteller dies als Haftungseingeständnis Ihrerseits an. Selbst wenn die Anfechtung also zurückgezogen wird, können Sie sie verlieren, wenn Sie keine Beweise vorlegen.
Eine Beweisvorlage ist dabei nur einmal je Anfechtung möglich. Warten Sie also zunächst ab, wie sich der Kundenkontakt entwickelt – halten Sie aber dennoch die geltende Frist ein. Schließlich untersagen die Regeln des Kartennetzwerks die Vorlage von Beweisen nach Ablauf der dafür vorgesehenen Frist.
Wird ein Anfechtungswiderruf vor Ablauf der Beweisfrist kundenseitig abgelehnt, sollten Sie geeignete Beweise vorlegen, die den behaupteten Anfechtungsgrund entkräften.
Ganz allgemein werden zurückgezogene Anfechtungen nicht schneller als in anderen Fällen beschieden.
Wird eine Zahlungsanfechtung kundenseitig zurückgezogen und legen Sie entsprechende Beweise vor, wird das übliche Verfahren befolgt und der Fall durch das Netzwerk positiv oder negativ beschieden.
Der Widerruf von Anfechtungen durch die/den jeweilige/n Karteninhaber/in ist in allen Kartennetzwerken auch nach Ablauf der Rückmeldefrist – und sogar lange nach dem Scheitern der Anfechtung selbst – technisch möglich. Bei einigen Ausstellern gibt es jedoch gewisse Einschränkungen, was den rückwirkenden Widerruf bestimmter Anfechtungen betrifft. Wie bei anderen Streitfällen auch muss dem jeweiligen Aussteller ein derartiger Widerruf angezeigt werden, um dessen Zulässigkeit beurteilen zu können. Beachten Sie, dass rückwirkende Widerrufe meist außerhalb der Anfechtungsprozesse der Netzwerke liegen. Im Gegensatz zum üblichen Anfechtungsverfahren unterliegen sie damit nicht den Regeln des jeweiligen Netzwerks. Wird eine negativ beschiedene Anfechtung im Nachhinein kundenseitig zurückgezogen, lässt sich somit kaum abschätzen, wann diesem Umstand in Ihrem Konto Rechnung getragen wird. Denn die Abwicklung kann je nach Ausgabebank Wochen oder sogar Monate dauern.